Regulamin Transkryptomat.pl

Wersja 2026-09-02. Obowiązuje od 2026-09-02.

§ 1. Usługodawca i definicje

1. Usługodawcą i operatorem serwisu Transkryptomat.pl jest Hinter sp. z o.o. z siedzibą w Puławach, ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000812678, NIP 7162827816, kapitał zakładowy 10 000 zł, dalej „Hinter” lub „Usługodawca”.
2. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem [email protected] oraz na adres siedziby wskazany powyżej.
3. „Serwis” oznacza serwis internetowy Transkryptomat.pl wraz z panelem użytkownika, udostępnionymi w nim funkcjami oraz — jeżeli dotyczy — API.
4. „Usługa” oznacza usługę świadczoną drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu, w szczególności automatyczną transkrypcję materiałów audio lub wideo, przechowywanie i edycję wyników, funkcje analizy i generowania treści przy użyciu AI oraz inne funkcje wskazane w aktualnym opisie Serwisu.
5. „Treści Użytkownika” oznaczają pliki audio, wideo, teksty, dokumenty, metadane oraz inne materiały przekazywane do Serwisu, a także dane powstałe w związku z ich przetwarzaniem.
6. „Plan” oznacza wariant korzystania z Usługi wskazany w aktualnym cenniku, w szczególności rozliczenie za pojedyncze zlecenia, plan abonamentowy albo ofertę indywidualną.
7. „Użytkownik” oznacza osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną korzystającą z Serwisu. Osoba zakładająca konto lub składająca zamówienie w imieniu organizacji oświadcza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu.
8. „Konsument” ma znaczenie nadane mu przez Kodeks cywilny. Postanowienia dotyczące Konsumenta stosuje się również do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli przepisy przyznają jej w danej sytuacji ochronę konsumencką.
9. „DPA” oznacza umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych stosowaną przez Hinter w przypadkach, w których Hinter działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.

§ 2. Zawarcie umowy i wymagania techniczne

1. Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu i stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.
2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie. Użytkownik otrzymuje możliwość zapoznania się z Regulaminem przed zawarciem umowy.
3. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta w chwili wskazanej w procesie zakupowym lub rejestracyjnym, po aktywnym zaakceptowaniu Regulaminu przez Użytkownika. W przypadku Usług odpłatnych cena, okres rozliczeniowy i podstawowe cechy Usługi są prezentowane przed złożeniem zamówienia.
4. Do korzystania z Serwisu potrzebne są urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywny adres e-mail. Szczegółowe wymagania dotyczące formatów, rozmiaru lub długości plików są prezentowane w Serwisie i mogą zależeć od Planu.
5. Użytkownik jest zobowiązany zabezpieczyć dane logowania i nie udostępniać konta osobom nieuprawnionym. W przypadku kont organizacyjnych administrator organizacji odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień użytkownikom swojej organizacji.

§ 3. Plany, zamówienia i płatności

1. Aktualne Plany, ceny, limity i funkcje są przedstawione w Serwisie albo w indywidualnej ofercie. Jeżeli oferta indywidualna lub odrębna umowa stanowi inaczej, ma ona pierwszeństwo przed Regulaminem w zakresie objętym tą ofertą lub umową.
2. Płatności są obsługiwane przez operatora płatności wskazanego Użytkownikowi w procesie zakupowym. Hinter może zmienić operatora płatności bez zmiany Regulaminu, jeżeli nie wpływa to na prawa Użytkownika ani cenę Usługi.
3. W przypadku Planu odnawialnego Użytkownik przed zakupem otrzymuje informację o cyklu rozliczeniowym, cenie, zasadach odnowienia oraz sposobie rezygnacji. Plan odnawia się zgodnie z warunkami przedstawionymi w chwili zakupu.
4. Użytkownik może zrezygnować z odnowienia Planu w sposób dostępny w koncie albo kontaktując się z Hinter. O ile przy zakupie nie wskazano inaczej, rezygnacja wywołuje skutek na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego i nie powoduje automatycznego zwrotu opłaty za niewykorzystaną część okresu, z zastrzeżeniem praw Konsumenta wynikających z przepisów.
5. Zmiana ceny przyszłych okresów subskrypcji jest komunikowana z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku Konsumenta podwyższenie ceny wymagające zgodnie z prawem aktywnej zgody nie jest wprowadzane na podstawie samego braku sprzeciwu Użytkownika.
6. Faktury i dokumenty rozliczeniowe są wystawiane zgodnie z informacjami przekazanymi przez Użytkownika oraz obowiązującymi przepisami.

§ 4. Treści Użytkownika i zgodne z prawem korzystanie

1. Użytkownik zachowuje prawa do Treści Użytkownika. Użytkownik udziela Hinter niewyłącznego, ograniczonego do okresu i celu świadczenia Usługi upoważnienia do technicznego utrwalania, kopiowania, konwersji, analizowania i innego przetwarzania Treści Użytkownika w zakresie niezbędnym do wykonania wybranych funkcji Serwisu.
2. Użytkownik odpowiada za to, aby był uprawniony do nagrania, posiadania, przesłania i przetwarzania Treści Użytkownika oraz aby posiadał właściwą podstawę prawną przetwarzania zawartych w nich danych osobowych. Hinter nie ocenia legalności konkretnego nagrania ani podstawy prawnej wybranej przez Użytkownika.
3. Treści Użytkownika mogą zawierać szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, w tym dane dotyczące zdrowia, wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik jest uprawniony do ich przetwarzania i powierzenia Hinter. Ta sama zasada dotyczy danych, o których mowa w art. 10 RODO.
4. Użytkownik wykonujący zawód objęty tajemnicą zawodową lub innym szczególnym obowiązkiem poufności odpowiada za ocenę, czy wykorzystanie Serwisu w jego konkretnym przypadku jest zgodne z przepisami i zasadami wykonywania tego zawodu.
5. Zabronione jest wykorzystywanie Serwisu do przetwarzania treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, złośliwego oprogramowania lub treści służących do naruszania bezpieczeństwa systemów.
6. Hinter może czasowo zablokować przetwarzanie konkretnego materiału albo dostęp do konta, jeżeli jest to racjonalnie konieczne do ochrony bezpieczeństwa Serwisu, wykonania obowiązku prawnego, zapobieżenia nadużyciu albo usunięcia istotnego naruszenia Regulaminu. Jeżeli okoliczności na to pozwalają, Hinter poinformuje Użytkownika o przyczynie i umożliwi wyjaśnienie sytuacji.

§ 5. Dane osobowe i DPA

1. W odniesieniu do danych potrzebnych do prowadzenia konta, realizacji płatności, kontaktu, bezpieczeństwa i obsługi własnej działalności Hinter działa jako administrator danych osobowych na zasadach opisanych w Polityce prywatności.
2. W zakresie, w jakim Treści Użytkownika zawierają dane osobowe, a Użytkownik lub reprezentowana przez niego organizacja określa cele i sposoby ich przetwarzania, Hinter działa jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie Użytkownika.
3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, zastosowanie ma DPA udostępniana przez Hinter. Aktualny opis i sposób uzyskania DPA: /dpa.
4. Hinter może korzystać z podprocesorów zgodnie z DPA. Aktualna lista podprocesorów jest publikowana pod adresem /podprocesorzy.
5. Treści Użytkownika nie są wykorzystywane przez Hinter do trenowania własnych ani zewnętrznych ogólnych modeli AI, chyba że Użytkownik odrębnie i wyraźnie zleciłby taką usługę na podstawie osobnych warunków.

§ 6. Retencja i usuwanie danych

1. Okres przechowywania Treści Użytkownika zależy od wybranego Planu. W planie Unlimited (konto organizacji) retencję ustawiasz w panelu lub w indywidualnej konfiguracji organizacji (1–365 dni albo bez limitu); takie ustawienie stanowi polecenie dotyczące okresu przetwarzania w zakresie, w jakim Hinter działa jako podmiot przetwarzający. W zleceniach jednorazowych (PAYG) materiały przechowujemy w celu udostępnienia wyników; usunięcie następuje na żądanie Użytkownika albo zgodnie z odrębnym udokumentowanym poleceniem.
2. Użytkownik może usuwać materiały zgodnie z funkcjami dostępnymi w Serwisie. Usunięcie powoduje usunięcie materiału z aktywnego storage (nagranie, transkrypcja, eksporty). Rekord zamówienia może pozostać na potrzeby rozliczeń. Kopie zapasowe mogą zawierać dane przez maksymalnie 90 dni od usunięcia z systemu aktywnego. W tym okresie są odseparowane od zwykłego użycia i usuwane lub nadpisywane zgodnie z cyklem backupu.
3. Po rozwiązaniu umowy lub zamknięciu konta zasady zwrotu i usunięcia danych osobowych przetwarzanych na zlecenie Użytkownika określa również DPA.

§ 7. Działanie Usługi, AI i jakość wyników

1. Hinter świadczy Usługę z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego dostawcy usług cyfrowych. Parametry gwarantowane w indywidualnej umowie lub SLA mają pierwszeństwo przed ogólnymi informacjami na stronie.
2. Podawany w Serwisie czas przygotowania wyniku jest czasem przewidywanym, chyba że dany Plan, oferta lub SLA wyraźnie stanowi inaczej. Na czas przetwarzania mogą wpływać m.in. długość i jakość materiału, obciążenie systemu oraz awarie lub opóźnienia infrastruktury zewnętrznej.
3. Automatyczna transkrypcja, diaryzacja, streszczenia, protokoły i inne funkcje AI mogą zawierać błędy, pominięcia lub nieścisłości. Użytkownik powinien zweryfikować wynik przed wykorzystaniem go w dokumentach urzędowych, dalszych publikacjach albo innych zastosowaniach wymagających szczególnej dokładności.
4. Funkcje generatywne są oznaczane w Serwisie jako funkcje wykorzystujące AI. Wygenerowane treści nie stanowią porady prawnej, medycznej, psychologicznej, finansowej ani innej profesjonalnej rekomendacji Hinter.
5. Hinter może rozwijać i modyfikować Serwis, w szczególności dodawać funkcje, aktualizować modele, interfejs i zabezpieczenia. Zasady zmian istotnych dla ciągłej Usługi cyfrowej świadczonej Konsumentowi określa § 13.

§ 8. Dostępność, utrzymanie i wsparcie

1. Hinter podejmuje rozsądne działania w celu zapewnienia ciągłości Serwisu, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności, chyba że odrębny Plan, oferta lub SLA określa konkretny poziom dostępności.
2. Serwis może być czasowo niedostępny z powodu prac utrzymaniowych, aktualizacji, zdarzeń bezpieczeństwa, siły wyższej lub awarii usług podmiotów trzecich. Planowane prace o istotnym wpływie na płatną Usługę ciągłą są komunikowane z rozsądnym wyprzedzeniem, jeżeli jest to możliwe.
3. Zakres i godziny wsparcia wynikają z danego Planu lub indywidualnej oferty.

§ 9. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Serwisu można składać na adres [email protected]. Reklamacja powinna umożliwiać identyfikację Użytkownika i opisywać problem w zakresie potrzebnym do jego rozpatrzenia.
2. Hinter rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki. Reklamacje Konsumentów są rozpatrywane w terminach wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym — gdy ma zastosowanie ustawowy termin odpowiedzi — nie później niż w ciągu 14 dni.
3. Postanowienia Regulaminu nie ograniczają ustawowych uprawnień Konsumenta z tytułu braku zgodności usługi cyfrowej z umową.

§ 10. Konsumenci — odstąpienie i usługi cyfrowe

1. Konsument zawierający umowę na odległość ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie o prawach konsumenta.
2. Jeżeli Konsument chce, aby odpłatna Usługa zaczęła być wykonywana przed upływem terminu do odstąpienia, Hinter odbiera od niego wymagane prawem wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia oraz — w przypadkach, w których prawo do odstąpienia może wygasnąć po pełnym wykonaniu Usługi — potwierdzenie przyjęcia tego do wiadomości.
3. Jeżeli Konsument skutecznie odstępuje od umowy po rozpoczęciu świadczenia na jego wyraźne żądanie, rozliczenie następuje zgodnie z przepisami ustawy o prawach konsumenta.
4. W odniesieniu do Usług stanowiących usługi cyfrowe w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta Hinter zapewnia zgodność Usługi z umową i realizuje obowiązki dotyczące doprowadzenia Usługi do zgodności, obniżenia ceny lub rozwiązania umowy w przypadkach przewidzianych ustawą.
5. Ochrona wynikająca z niniejszego paragrafu obejmuje również inne osoby, którym przepisy przyznają odpowiednie uprawnienia konsumenckie.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Wobec Konsumentów odpowiedzialność Hinter jest określona przez bezwzględnie obowiązujące przepisy i Regulamin nie wyłącza ani nie ogranicza praw, których zgodnie z prawem nie można wyłączyć lub ograniczyć.
2. W relacjach z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami ani podmiotami korzystającymi z odpowiedniej ochrony konsumenckiej, Hinter odpowiada za rzeczywistą szkodę pozostającą w normalnym związku przyczynowym z zawinionym niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. Odpowiedzialność za utracone korzyści jest wyłączona w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
3. W relacjach, o których mowa w ust. 2, łączna odpowiedzialność kontraktowa Hinter związana z danym kontem w okresie 12 miesięcy jest ograniczona do łącznej wartości opłat netto zapłaconych Hinter za to konto w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące odpowiedzialność, a jeżeli umowa trwała krócej — w okresie jej trwania. Ograniczenie nie ma zastosowania w zakresie, w jakim byłoby niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w szczególności do szkody wyrządzonej umyślnie.
4. Odpowiedzialność dotycząca przetwarzania danych osobowych podlega również RODO i DPA. Żadne postanowienie Regulaminu nie ogranicza ustawowych praw osób, których dane dotyczą.
5. Hinter nie odpowiada za decyzje lub działania Użytkownika podjęte wyłącznie na podstawie nieweryfikowanego wyniku automatycznej transkrypcji lub funkcji AI, z zastrzeżeniem odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie prawa.

§ 12. Prawa do Serwisu

1. Prawa do Serwisu, jego oprogramowania, interfejsu, oznaczeń i materiałów należą do Hinter lub jego licencjodawców. Regulamin nie przenosi na Użytkownika żadnych praw własności intelektualnej poza prawem korzystania z Serwisu zgodnie z umową.
2. Użytkownik nie może podejmować działań mających na celu nieuprawnione obejście zabezpieczeń, uzyskanie dostępu do kodu źródłowego lub zakłócenie działania Serwisu, z wyjątkiem przypadków wyraźnie dozwolonych przez bezwzględnie obowiązujące prawo.

§ 13. Zmiany Usługi i Regulaminu

1. Hinter może zmienić Regulamin z uzasadnionych przyczyn, w szczególności w razie zmiany prawa, wymagań organów, funkcjonalności Serwisu, sposobu rozliczeń, środków bezpieczeństwa, infrastruktury lub w celu usunięcia niejasności i dostosowania dokumentu do rzeczywistego sposobu świadczenia Usługi.
2. Zmiany niemające wpływu na trwającą umowę mogą być stosowane do nowych umów od dnia ich wejścia w życie. O zmianach dotyczących trwającej Usługi ciągłej Hinter informuje z wyprzedzeniem odpowiednim do charakteru zmiany i wymaganym przez prawo.
3. Jeżeli zmiana ciągłej Usługi cyfrowej może istotnie i negatywnie wpływać na dostęp Konsumenta do Usługi lub korzystanie z niej, Hinter przekazuje informacje wymagane ustawą na trwałym nośniku oraz zapewnia uprawnienia przewidziane ustawą, w tym prawo do rozwiązania umowy w przypadkach określonych przepisami.
4. Zmiana ceny dla już trwającego okresu rozliczeniowego nie następuje ze skutkiem wstecznym. Zmiany ceny przyszłych odnowień wobec Konsumenta są dokonywane zgodnie z § 3 ust. 5.

§ 14. Zakończenie korzystania i rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może zakończyć korzystanie z Usługi lub usunąć konto zgodnie z funkcjami Serwisu oraz zasadami właściwego Planu. Zakończenie subskrypcji i usunięcie konta są odrębnymi czynnościami, jeżeli Serwis tak stanowi.
2. Hinter może rozwiązać umowę lub zawiesić konto w przypadku istotnego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu, braku płatności, zagrożenia bezpieczeństwa albo gdy dalsze świadczenie Usługi staje się niemożliwe lub sprzeczne z prawem. W miarę możliwości Hinter poprzedzi takie działanie wezwaniem do usunięcia naruszenia.
3. Po zakończeniu umowy Użytkownik powinien pobrać potrzebne wyniki w terminie wynikającym z konfiguracji konta. Zasady usunięcia powierzonych danych osobowych określa również DPA.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. Do umów zawieranych na podstawie Regulaminu stosuje się prawo polskie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących Konsumenta.
2. Spory z Użytkownikiem niebędącym Konsumentem ani podmiotem korzystającym z odpowiedniej ochrony konsumenckiej mogą być rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Hinter. W przypadku Konsumenta właściwość sądu określają przepisy prawa.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów. Informacje o dostępnych sposobach pomocy konsumenckiej publikuje UOKiK.
4. Nieważność lub bezskuteczność pojedynczego postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień, o ile z prawa nie wynika inaczej.

Regulamin obowiązuje od 2026-09-02.